1a - Choose "Helmholtz AAI" as login method

1b - ...and again choose "Helmholtz AAI" as login method

2 - Use the search field to look for your institute or identity provider

3 - Search for your home institute and provider your credentials

3a - Choosing a provider: Google or ...

3b - ORCID or ...

3c - GitHub

4a - Login with Google account

4b - Login with Google account

4c - Login with Google account, through DESY Keycloak

4d - Accept data transmissions from your home institution's identity provider (IdP) to Helmholtz AAI, and further to

4e - If you login through Helmholtz AAI for the first time and only then, you have to register yourself to Helmholtz AAI

5 - Adding new login method to your existing account

6 - Logged in with Google

Ende der selbst generierten Benutzerkonten

Wie Anfang Februar im CUC angekündigt werden wir zum 12. April 2022 die Möglichkeit lokale Benutzerkonten in Indico zu erzeugen deaktivieren, da prinzipiell jedem die Anmeldung über "Helmholtz AAI" zu Verfügung steht. Für alle Benutzer die dort nicht mit ihrem Institut gelistet sind stehen die Identity Provider GitHub, Google und ORCID prinzipiell jedem Menschen zur Nutzung zu Verfügung. Alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden lokalen Accounts werden sich bis Mitte September weiterhin anmelden können, dann deaktivieren wir, ebenfalls in Abstimmung mit dem CUC die lokalen Accounts vollständig. Wenn Sie die Berechtigungen Ihres lokalen Benutzerkontos beibehalten möchten, nutzen Sie bitte in der Übergangsphase bis September 2022 eine alternative Anmeldemethode und fügen Sie die neue Anmeldemethode ihrem bestehenden Benutzerkonto hinzu. Dies funktioniert automatisiert nur wenn die E-Mailadresse ihres neuen Identity-Providers auch in Ihrem lokalen Konto hinterlegt ist. Beispiel: Sie möchten sich mit Ihrem Google E-Mail-Konto das auf die E-Mail Adresse vorname.nachname@gmail.com registriert ist auf indico.desy.de anmelden und diese Anmeldemethode zu Ihrem bisherigen Konto hinzufügen. Ist die E-Mail Adresse bereits in Ihrem lokalen Indico Benutzerkonto hinterlegt, müssen Sie nichts machen, ansonsten fügen Sie bitte vor der ersten Anmeldung über Google die E-Mail Adresse in den Einstellungen Ihres Benutzerkontos als zweite E-Mail Adresse hinzu. Wenn Sie sich nun mit den Zugangsdaten Ihres Google-Kontos anmelden, schlägt Indico Ihnen vor diese Methode zu Ihrem vorhandenen Konto hinzuzufügen, dies bejahen Sie bitte. Sehen Sie sich dazu auch die beigefügten Screenshots an.

End of account self-provisioning

As announced in the CUC at the beginning of February, we will deactivate the possibility of creating local user accounts in Indico on 12 April 2022, as in principle everyone can log in via "Helmholtz AAI". For all users who are not listed there with their institute, the identity providers GitHub, Google and ORCID will in principle be available for use by everyone. All local accounts existing at this time will still be able to log in until mid-September, when we will completely deactivate the local accounts, also in coordination with the CUC. If you wish to retain the permissions of your local account, please use an alternative login method during the transition phase until September 2022 and add the new login method to your existing user account. This only works automatically if the e-mail address of your new identity provider is also stored in your local account. Example: You want to log in to indico.desy.de with your Google email account registered to the email address vorname.nachname@gmail.com and add this login method to your existing account. If the e-mail address is already stored in your local Indico user account, you do not need to do anything, otherwise please add the e-mail address as a second e-mail address in the settings of your user account before logging in via Google for the first time. If you now log in with the access data of your Google account, Indico will suggest adding this method to your existing account, please accept this. Please also have a look at the attached screenshots.

1a - Choose "Helmholtz AAI" as login method

1b - ...and again choose "Helmholtz AAI" as login method

2 - Use the search field to look for your institute or identity provider

3a - Choosing a provider: Google or ...

3b - ORCID or ...

3c - GitHub

4a - Login with Google account

4b - Login with Google account

4c - Login with Google account, through DESY Keycloak

5 - Adding new login method to your existing account

6 - Logged in with Google

Aktivierung des PayPal Plugins

Seit heute können Sie das CERN PayPal Plugin nutzen, um den Teilnehmern Ihrer Veranstaltungen das Bezahlen von Konferenzgebühren via PayPal, Kredit- oder Debitkarte zu ermöglichen. Hierzu müssen Sie im Management-Bereich Ihrer Veranstaltung zunächst unter "Advanced options - Features" das "Payment" mittels Schiebe-Regler anschalten. Daraufhin erhalten Sie im Bereich "Organisation" den Menüpunkt "Payments" eingeblendet. Dort können Sie das PayPal Plugin über die gleichnamige Schaltfläche konfigurieren und aktivieren. Zur Konfiguration benötigen Sie entweder die Händler-ID eines PayPal Kontos oder die zugehörige E-Mail Adresse. Hierbei ist zu beachten, dass Zahlungsverfahren wie Kredit- oder Debitkarte nur mit einem PayPal+ Konto zu Verfügung stehen. DESY verfügt über ein solches PayPal+ Konto. Wollen Sie dies für Ihre Veranstaltung nutzen, für reine DESY-Veranstaltungen ist dies steuerrechtlich verpflichtend, wenden Sie sich bitte wegen der Händler-ID und der Anlage eines Buchungskontos für ihre Veranstaltung an V3 und zwar an:

Herrn Michael Restle (V3)

mail to: indico-epayment@desy.de

Die Veranstalter mögen die Teilnehmer bitten bei der Zahlung via PayPal die ID der Veranstaltung als Betreff mitanzugeben, da dies die Zuordnung zum Buchungskonto der Veranstaltung vereinfacht. Die ID der Veranstaltung (derzeit eine fünf-stellige Zahl) findet sich in der URL wie sie in der Adressleiste des Browsers dargestellt wird.

Bitte sehen Sie sich auch die beigefügten Screenshots an.

ACHTUNG! Wenn Sie die Nutzung des DESY PayPal+ Kontos planen setzen Sie für Ihr Registrierungsformular unbedingt die beiden Optionen 'Only logged-in users' and 'Registrant must have account' aktiv.

Enable PayPal plugin

As of today, you can use the CERN PayPal plugin to enable participants at your events to pay conference fees via PayPal, credit or debit card. To do this, you must first switch on "Payment" in the management area of your event under "Advanced options - Features" using the slider. You will then see the menu item "Payments" in the "Organisation" section. There you can configure and activate the PayPal plugin via the button of the same name. For the configuration you need either the merchant ID of a PayPal account or the corresponding e-mail address. Please note that payment methods such as credit or debit card are only available with a PayPal+ account. DESY has such a PayPal+ account. If you want to use this for your event, which is obligatory under tax law for pure DESY events, please contact V3 for the merchant ID and the creation of a booking account for your event:

Mr Michael Restle (V3)

mail to: indico-epayment@desy.de

The organisers would like to ask the participants to include the ID of the event in the subject line when paying via PayPal, as this simplifies the allocation to the booking account of the event. The ID of the event (currently a five-digit number) can be found in the URL as displayed in the address bar of the browser.

Please have a look at the attached screenshots.

ATTENTION! If you plan to use the DESY PayPal+ account in connection with an Indico registration, be sure to set the options 'Only logged-in users' and 'Registrant must have account' in the setup of your registration form.

Payment activation - step 1

Payment activation - step 2

PayPal activation - step 1

PayPal activation - step 2

PayPal activation - step 3 (please ask V3 for the real ID)

PayPal activation - step 4 (it's done)

Using it in your registration - step 1 (example)

Using it in your registration - step 2 (example)

Using it in your registration - step 3 (example)

Using it in your registration - step 4 (example)

Using it in your registration - step 5 (example)

CERN Zoom Indico Plugin verfügbar

Liebe Indico-Nutzer,

ab sofort können Sie aus Indico Veranstaltungen heraus Zoom Videokonferenzräume anlegen. Diese können für die ganze Veranstaltung, für Sessions und Contributions erzeugt werden. Die Zugangsdaten können Sie entweder für jeden, nur angemeldete Benutzer oder nur für
registrierte (und angemeldete) Teilnehmer ihre Veranstaltung zugänglich machen. Sie finden die dafür notwendige Funktionalität im Manage-Modus Ihrer Veranstaltung unter dem Punkt "Services" -> "Videoconference". Der Zugang zu den Zoom Räumen wird den berechtigten Besuchern Ihrer Seite für Konferenzen im Navigationsmenü ihrer Veranstaltung angezeigt, für die anderen Veranstaltungstypen findet sich ein entsprechender Link unter der Titelleiste der Veranstaltung.

Voraussetzungen
Um diese Funktionalität nutzen zu können müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dies ist zum einen, dass unter der DESY E-Mail Adresse Ihres Indico Benutzerkontos ein DESY Zoom Konto registriert sein muss. Weiterhin müssen Sie in Indico als berechtigt zum Anlegen von Videokonferenzen eingetragen werden. Für alle Fragen zum Zoom Konto, wenden sich DESY Mitarbeiter bitte an den DESY Meeting Service. Für eine Berechtigung, um in Indico Videokonferenzräume anzulegen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an indico@desy.de. Bitte beachten Sie auch, dass die in Indico erzeugten Videokonferenzräume den Funktionsumfang Ihres Zoom-Kontos widerspiegeln, das ist z.B. bei einem Standard-Konto eine Höchstdauer von 40 Minuten für Ihre Session.

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CERN Zoom Indico plugin available

Dear Indico users,

From now on you can create Zoom video conference rooms from within Indico Events. These can be created for the whole event, for Sessions and Contributions. You can set the access data either for everyone, only logged in users or only for
registered (and logged in) participants of your event. You will find the necessary functionality in the Manage mode of your event under "Services" -> "Videoconference". Access to Zoom rooms is displayed to authorized visitors of your page for conferences in the navigation menu of your event, for the other event types you can find a corresponding link under the title bar of the event.

Requirements
In order to be able to use this functionality, certain requirements must be met. This is firstly that a DESY Zoom account is registered under the DESY email address of your Indico user account. Furthermore, you must be registered in Indico as authorized to create video conferences. For all questions regarding the Zoom account, DESY employees should contact the DESY Meeting Service. For an authorization to create videoconference rooms in Indico, please contact us at indico@desy.de. Please also note that the videoconference rooms created in Indico reflect the functional scope of your Zoom account, which is e.g. for a standard account a maximum duration of 40 minutes for your session.

(english version below german text)

Liebe Indico Nutzer bitte beachten Sie folgende Änderungen im Indico-Betrieb der nächsten Wochen:

- Wie in der August-Sitzung des CUC angekündigt fällt mit 1. Oktober 2020 das elektronische Bezahlverfahren in Indico weg. Hintergrund ist die Kündigung des Vertrages mit dem Zahlungsdienstleister Telecash durch V3. Alternativen, wie Paypal und mittelfristig auch ein Registrierungs- und Zahlungsmanagement durch externe Dienstleister befinden sich in der Überprüfung. Bis zu deren Realisierung etwaiger anderer Zahlungsmöglichkeiten bleibt Ihnen die klassische Banküberweisung. Bezüglich Kontodaten und Modalitäten wenden Sie sich wie gehabt an V3.
- Am Wochenende 17. und 18. Oktober steht der Wechsel auf eine aktuelle Indico-Version an. Da diese einen Wechsel des Datenbankmodells mitbringt, wird der Dienst über mindestens 8 Stunden, beginnend ab Samstag, den 17. Oktober 9:00 Uhr  (Zeitzone Europe/Berlin) nicht erreichbar sein. Bitte beachten Sie, dass ein verlässliches Arbeiten mit dem System, unter Umständen erst wieder am Montag Morgen möglich sein kann, und legen Sie Termingrenzen  in Ihren Veranstaltungen dementsprechend. Dieses Verfahren wurde in der August- und September-Sitzung des CUC angekündigt. Sobald Indico nach der Umstellung wieder verfügbar ist werden wir Sie darüber unterrichten.
Im Zuge der Umstellung auf eine aktuelle Indico-Version werden sich noch folgende Punkte ändern:

      - Wegfall des Exportskripts /export.py - Nutzen Sie bitte künftig die reguläre 
        Exportschnittstelle [1].
      - Wegfall der zusätzlichen Pfadangabe /indico - Alle Pfade die mit einem 
        indico.desy.de/indico/ beginnen, werden automatisiert auf indico.desy.de/ 
        umgelenkt.
      - Mit der nächsten Indico Version ist eine Anmeldung am System mit DESY-Account       
        möglich. Bei Übereinstimmung von Vor- und Nachnamen, sowie E-Mailadresse zwischen
        DESY-Account und lokalem Indico-Account wird Ihnen ein Zusammenlegen der Konten
        vorgeschlagen.

[1]  https://docs.getindico.io/en/stable/http_api/access/

--------------

Dear Indico users please note the following changes in Indico operation in the coming weeks:

- As announced in the August meeting of the CUC, the electronic payment procedure in Indico will be discontinued as of October 1, 2020. Background is the termination of the contract with the payment service provider Telecash by V3. Alternatives such as Paypal and, in the medium term, registration and payment management by external service providers are currently being reviewed. Until these alternatives are implemented, the classic bank transfer remains the only option. Regarding account data and modalities please contact V3 as before.
- On the weekend of October 17th and 18th, the change to a current Indico version is scheduled. As this will involve a change of the database model, the service will be unavailable for at least 8 hours, starting on Saturday, October 17th at 9:00 am (time zone Europe/Berlin). Please note that reliable work with the system may not be possible again until Monday morning, and set time limits in your events accordingly. This procedure was announced at the August and September meeting of the CUC. We will inform you as soon as Indico is available again after the changeover.
In the course of the transition to a current Indico version the following points will change:

      - Removal of the export script /export.py - Please use the regular 
        export interface [1].
      - Removal of the additional path specification /indico - All paths that begin with a 
        indico.desy.de/indico/ will be automated redirected to indico.desy.de/ .
      - With the next Indico version it will be possible to log on to the system with a DESY
        account. If first name, surname and e-mail address match between the DESY account
        and the local Indico account, a merging of the accounts will be suggested.

[1] https://docs.getindico.io/en/stable/http_api/access/

(english version below german text)

Liebe Nutzer*innen der Indico-Kategorie "Test",

am Dienstag, den 01.09.2020, um 9:00 Uhr wird eine Löschung der Kategorie "Test" und deren Inhalt im Konferenz-Management-System Indico durchgeführt.

Sollten Sie in der Kategorie "Test" noch Events haben, die Sie als Rohbau für eine reale Veranstaltung nutzen und die sie nur bis zur Fertigstellung dort "verstecken" wollten, lassen Sie und bitte rechtzeitig wissen, wohin die Veranstaltung verschoben werden soll. Reine Testveranstaltungen werden wir aus den unten angeführten Gründen allerdings nicht verschieben.

Der Grund für die geplante Löschung ist ein anstehender Wechsel auf eine aktuelle Indico-Version und der damit einhergehenden Umstellung des Datenbankmodells der dahinter liegenden Datenbank. Diese Umstellung ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Prozedur, weshalb wir bemüht sind, die zu überführende Datenmenge und deren Komplexität möglichst gering zu halten.

Insbesondere mit den in der Kategorie "Test" vorhandenen Veranstaltungen wurde naturgemäß viel experimentiert, wodurch das Potential, auf nicht migrierbare Inhalte zu stoßen, dort besonders hoch ist. Um dies zu vermeiden, planen wir, die Kategorie "Test" mitsamt Inhalt zum oben genannten Termin zu löschen.

Auf der neuen Indico-Version werden wir wieder eine Test-Kategorie zur Verfügung stellen, die Sie wie gehabt werden nutzen können.

Im Falle von Rückfragen wenden Sie sich bitte an das UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de).

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Dear users of the Indico category "Test",

on Tuesday, 01.09.2020 at 9:00 am, the category "Test" and its content will be deleted from the Indico conference management system.

If you still have events in the category "Test" that you are using as a shell for a real event and you only wanted to "hide" them there until finalisation, please let us know in a good time where you want us to move it. However, we will not move pure test events for the reasons listed below.

The reason for the planned deletion is an upcoming upgrade to a current Indico version which involves a change of the database model of the underlying database. This change is a time-consuming and error-prone procedure, so we try to keep the amount of data to be transferred and its complexity as low as possible.

Especially with the events available in the category "Test", a lot of experimentation has naturally taken place, which increases the potential to come across non-migratable contents is particularly high there. To avoid this, we plan to delete the category "Test" and its content by the above-mentioned date.

On the new Indico version we will again provide a test category that you can use as before.

If you have questions, the UCO is at your service (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de).